Apresentação do Curso:

 Comumente conhecido como assistente administrativo, este profissional gerencia calendários, controla e arquiva e-mails e processa dados entre outras tarefas.  O domínio da secretaria é muito vasto, e, portanto, requer habilidades específicas. Tornar-se secretário administrativo, significa ter como tarefa principal cuidar do trabalho de secretariado de uma empresa. Embora o perfil básico exigido seja o mesmo para todos, as responsabilidades tendem a diferir de acordo com o local de trabalho.

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 As tarefas da secretaria administrativa giram principalmente em torno da redação de notas, comunicação, contabilidade, enfim, tudo relacionado à administração. Ele também pode ser responsável pela central telefônica, filtrando e-mails e recebendo visitantes. O trabalho de um secretário, consiste ainda em distribuir documentos para os destinatários certos, organizar reuniões, redigir notas resumidas de reuniões, ajudar na preparação de uma circular e muitas outras tarefas de secretaria que variam dependendo da empresa.  Muitas vezes, ele cumprimenta os visitantes, responde suas dúvidas e os direciona com eficácia de acordo com suas necessidades. De modo geral, portanto, o secretário administrativo participa ativamente de toda a vida da empresa. O perfil necessário para se tornar um secretário administrativo.

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 Metódico, esta é a primeira qualidade para se tornar um secretário, porque as suas tarefas são numerosas e não podem ser delegadas. Rigor e autonomia são duas outras qualidades úteis para o desempenho de suas diversas funções. Por fim, a versatilidade e a flexibilidade no desempenho da sua missão constituem um forte trunfo do secretário administrativo, visto que muitas vezes este é obrigado a definir a ordem de prioridade das suas missões e a ajustar os seus horários em conformidade.

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 Administra os sistemas de banco de dados, análise e indexação de documentos não têm segredo para a documentação manipulada pelo Secretário. Cabe a ele projetar, organizar e operar os sistemas documentais. Ainda é responsável por escrever registro seguindo normas, analisando o conteúdo e traduzindo as ideias essenciais da obra para a linguagem documental. Cabe a ele classificar a documentação que recebe e por elaboração e expedição dos mesmos, sua conservação. As tarefas de gestão do dia-a-dia também são da sua responsabilidade. Para cumprir sua missão, acompanha e se mantém a par de novas publicações. Revistas especializadas, bancos de dados e pesquisas são as ferramentas nas quais ele se baseia. A política documental de sua empresa é uma de suas prerrogativas. É ele que decide se um determinado documento é relevante para aquisição, dependendo dos interesses da empresa em que trabalha ou do público que visa.

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 Outra função que secretário abarca ainda, é assegurar a investigação, constituição, classificação, conservação, desenvolvimento, utilização e distribuição da documentação necessária ao cumprimento das missões dos serviços. Recolhe, processa e divulga os documentos necessários a uma empresa ou serviço. Ele ainda analisa o conteúdo, extrai as ideias essenciais e as traduz para a linguagem documental. Entre outras, sua missão é ajudar sua gerencia nas suas pesquisas e inseri-las no manuseio dos arquivos, para garantir um trabalho de promoção do serviço ou da empresa através da organização de exposições, atividades e o desenvolvimento de contatos pessoais e institucionais fazem parte de suas missões fundamentais. Versátil, rigoroso e metódico, o secretário de documentação deve se adaptar à evolução da tecnologia e saber usar as ferramentas de TI.

 

Esse é o perfil do nosso formando.